Freelancing

3 façons d’optimiser la productivité en tant qu’assistant virtuel à 6 chiffres

Written by financemounir

Cet essai as-told-to est basé sur une conversation avec Hannah Dixon, une assistante virtuelle de 34 ans actuellement basée à Bangkok. L’initié a vérifié ses revenus avec des documents. Ce qui suit a été modifié pour plus de longueur et de clarté.

Quand je débutais comme assistant virtuel indépendant, j’ai jonglé avec beaucoup de clients avec des projets très différents et des délais très différents. J’avais quelques hacks dans ma boîte à outils pour m’aider à être aussi sur la balle que j’aurais pu l’être, ce qui a conduit à des délais manqués, à des horaires mélangés et à la perte d’un client pour avoir oublié des choses à plusieurs reprises.

J’étais également englouti dans ce que j’appelle la « culpabilité de l’entrepreneur », où à chaque instant, j’avais l’impression d’avoir des choses à faire pour mes clients, ce qui entraînait des journées de 18 heures qui ne gagnaient rien d’autre qu’un mal de tête. Cela m’a fait ressentir le travail que je faisais.

J’ai dû trouver des moyens de rendre les choses plus simples et regagner mon temps car je me suis lancé en freelance pour plus de flexibilité et de liberté. J’ai donc proposé trois systèmes de base pour travailler de manière efficace et efficiente.

1. Je me tiens responsable avec Mastermind et les groupes de coworking

Le travail à distance peut parfois sembler étonnamment isolant. De plus, lorsque vous êtes tout seul, il peut être beaucoup plus facile de succomber à des distractions en ligne illimitées.

Pour aider à éviter ces pièges et me tenir responsable de l’accomplissement de mon travail, j’ai rejoint et hébergé des groupes Mastermind gratuits et payants, qui ont des vérifications mensuelles pour s’assurer que je progresse et que j’investis correctement mes efforts.

Un groupe Mastermind en ligne est un ensemble de personnes qui travaillent vers des objectifs similaires mais qui apportent une expertise différente à la table. Ces groupes se réunissent souvent par vidéo à un jour et à une heure réguliers chaque mois ou semaine et se relaient pour discuter de ce qui se passe pour eux. Les membres du groupe s’entraident avec des ressources, des idées et des relations et agissent généralement comme une caisse de résonance.

J’ai rejoint mon premier groupe Mastermind environ un an et demi après le début de ma carrière de freelance. C’était un Mastermind gratuit que j’ai mis en place, composé de collègues d’affaires qui étaient à un stade similaire à moi. Je les ai contactés individuellement et j’ai invité les personnes que je pensais convenir le mieux au groupe, ou des personnes que j’admirais simplement. Nous nous réunissions toutes les deux semaines un mercredi pendant 90 minutes. Au-delà de cela, nous avons eu des enregistrements tous les deux jours via des messages de groupe qui ont pris peu ou pas de temps supplémentaire.

Bien que je ne sois actuellement dans aucun groupe Mastermind, j’en créerai un bientôt. Ceux dont j’ai fait partie ou que j’ai hébergés étaient petits et privés, avec des limites de membres et des dates de début et de fin. Cependant, je dirige maintenant trois communautés Facebook, dont Assistants virtuels de niveau supérieur, qui est mon principal groupe ouvert au grand public. Nous hébergeons de temps en temps du coworking numérique.

Je gère une communauté de soutien privée dédiée à nos étudiants payants, et c’est là que je passe le plus de temps et que je fais le plus de vérifications, comme le coworking hebdomadaire, le désencombrement numérique ou les événements sociaux amusants. Je consacre environ une heure par jour à interagir dans ces groupes, à répondre aux questions que les étudiants peuvent avoir et à assurer une présence constante. Il y a des jours, comme les week-ends, où je n’ai pas du tout besoin de me présenter, et bon nombre de nos messages et événements réguliers sont automatisés.

Ma communauté travaille en utilisant le Pomodoro technique. Nous commençons par fixer des objectifs ensemble, suivis de 60 minutes d’exécution ciblée, suivies d’une pause de 10 minutes, et répétons.

2. J’accepte les automatisations

J’ai aussi rapidement découvert que les bons outils technologiques peuvent accélérer les tâches répétitives et chronophages et libérer votre esprit afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes. Des outils comme Zapier et les répondeurs automatiques par e-mail ont allégé ma charge de travail et m’ont facilité la vie.

L’une des meilleures façons dont j’ai utilisé Zapier est notre portail d’emplois en ligne. Il y a environ un an, j’ai cessé de publier des opportunités d’assistant virtuel dans notre groupe d’étudiants, car ils monopolisaient le flux, et j’ai créé un site dédié


Mou

canal pour eux. Au début, je publiais manuellement les offres au fur et à mesure qu’elles arrivaient. Mais en utilisant Zapier, j’ai pu automatiser ce flux de travail, ce qui m’a permis de gagner du temps.

J’utilise également Zapier pour alerter mon équipe dans notre espace de travail Slack de tout échec de paiement des étudiants afin que nous puissions rapidement les suivre. De même, nous recevons des notifications de paiements réussis, ce qui est toujours agréable.

Vos systèmes doivent soutenir votre productivité. Par exemple, lorsque j’ouvre un


Google Chrome

navigateur chaque matin, il est configuré pour toujours atterrir sur mon outil de gestion de projet Trello comme un rappel visuel de ce que je dois faire. (Vous pouvez le configurer en allant dans “Paramètres”, puis “Au démarrage”, puis “Ajouter une nouvelle page” et en insérant l’URL.)

Amortir m’aide à rester cohérent avec ma présence sur les réseaux sociaux en me permettant de programmer mes publications en masse plutôt que d’avoir à publier à la volée. Étant donné que j’utilise régulièrement Instagram et que j’envoie des personnes vers mon lien bio, j’évite les problèmes liés au changement fréquent de lien (ou à l’oubli) en utilisant Arbre de liens pour publier et gérer tous mes liens dans un seul endroit bien rangé.

Des outils spécifiques à un créneau comme Entonnoirs de groupe me faire économiser non seulement des tonnes de temps mais aussi de l’argent. Group Funnels est une extension Chrome qui s’intègre à Groupes Facebook, Feuilles GoogleZapier et votre logiciel de marketing par e-mail — pour moi, c’est ConvertKit.

Si vous êtes un community manager sur Facebook comme moi, vous avez la possibilité de poser quelques questions aux membres lorsqu’ils demandent à s’inscrire. Vous pouvez demander s’ils souhaitent un cadeau et laisser leur adresse e-mail en échange, avec Group Funnels, en un clic. Cela fonctionne pour ajouter des masses d’adresses e-mail à partir de ces réponses à votre répondeur automatique.

Avant Group Funnels, je payais quelqu’un 30 $ de l’heure pour copier et coller manuellement chaque adresse e-mail. C’est l’une de mes automatisations préférées à ce jour.

Un autre hack de productivité qui a été inestimable en tant qu’assistant virtuel utilise des outils tels que Doubsado pour automatiser les procédures d’intégration et envoyer les factures. Pour les propriétaires d’entreprise en ligne à tous les niveaux, la mise en place d’un système de réservation comme Calendement ou quelque chose de similaire supprime tous les jeux de devinettes de la planification à travers les fuseaux horaires et crée une expérience automatisée transparente pour ceux qui veulent parler avec vous.

3. J’externalise au lieu d’essayer de tout faire moi-même

Quand j’étais à l’école, j’ai dit à ma mère à quel point j’étais déçu que j’échoue en maths, et elle m’a dit quelque chose qui m’est resté toute ma vie : “Tu n’as pas besoin d’être bon en maths. C’est ce que sont les autres pour.”

C’est là que l’externalisation entre en jeu. J’ai le plus grand respect pour les entrepreneurs qui démarrent et bricolent tout depuis le début – c’était aussi mon début. Pourtant, il est crucial de savoir quand vous devez commencer à externaliser les choses dans lesquelles vous n’excellez pas. Ces tâches prennent un temps précieux loin des choses que vous devez faire pour développer votre entreprise.

Comme moi, vous pouvez commencer à rechercher d’autres assistants virtuels pour des tâches spécifiques en cours dans votre entreprise. Vous pouvez commencer par cartographier ce que vous pensez devoir déléguer, puis demander des références à des sources fiables telles que des groupes Mastermind ou d’autres communautés en ligne – ou vous pouvez embaucher parmi les pools d’étudiants des programmes de formation d’assistants virtuels.

Je travaille actuellement avec quatre VA. Leurs taux horaires varient de 25 $ à 50 $, bien que pour deux d’entre eux, je paie simplement un tarif fixe chaque mois qui a été déterminé à la fois par la charge de travail et par la façon dont l’échange se ressent pour nous deux sur le plan énergétique.

Comme les assistants virtuels sont des entrepreneurs indépendants, je fixe des délais pour les tâches/projets, et quand et comment ils y travaillent, c’est à eux de décider. Mon VA technique et moi avons convenu de travailler ensemble tous les jeudis, ce qui nous permet à tous les deux de planifier d’être plus productifs ce jour-là chaque semaine. Cela a en fait diminué ma charge de travail hebdomadaire dans l’ensemble parce que les jeudis sont devenus une journée tellement intense où nous explosons tellement.

J’ai constaté qu’en embauchant moi-même des membres de l’équipe, mes revenus ont augmenté d’environ 15 % en un an. Avoir une équipe externalisée peut vraiment vous aider à évoluer tout en minimisant le risque d’épuisement professionnel.

Êtes-vous un assistant virtuel réussi? Envoyez un e-mail à Alyse Kalish à [email protected]

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